Schnelleinstieg INtex Firma 9
In diesem Dokument wollen wir Ihnen einen Schnellstart in Ihre neue Fakturierungs-Software ermöglichen.
Programmstart
Sie können entweder das Programm per Doppelklick auf das Programmsymbol oder die Anwendungsdatei starten. Sie landen in beiden Fällen in einem Begrüßungsdialog, über den Sie Kontakt zu uns aufnehmen können, etwa dann, wenn Sie Fragen oder Verbesserungsvorschläge zu der Software haben. Klicken Sie auf eines der Module links, um weiter zu kommen. Für den ersten Start sollten Sie aber „Programm einrichten“ rechts wählen. Klicken Sie auf das dazugehörige Werkzeug-Symbol.
Programmeinrichtung
Als erstes sollten Sie das Programm einrichten, wozu Sie in der Navigation links am Bildschirmrand das Modul Einstellungen aufrufen. Im Mandanten-Modul, Registerkarte Grundlayout können Sie vor allem Ihr Briefpapier individualisieren.
Fügen Sie über die Zwischenablage Ihr Firmenlogo ein oder importieren Sie eine Bilddatei mit einem Klick auf das Bild. Sie erhalten ein Popup-Menü mit den entsprechenden Optionen.
Weiterhin können Sie die Absenderzeile, den Kopfbereich und den Fußbereich bestimmen. Denken Sie daran, alle rechtlich vorgeschriebenen Angaben für Ihre Firmenform zu machen. Die Vorgaben helfen Ihnen dabei.
INtex Firma bietet Ihnen eine Fülle von Einstellmöglichkeiten und in der Interflex-Version auch noch 99 Mandanten-Sätze, so daß Sie etwa Briefpapiere für unterschiedliche Firmen, Sprachen, Drucker und Anwendungszwecke definieren können. Am besten gehen Sie alle Registerkarten des Einstellungen-Moduls Mandanten in Ruhe durch und verschaffen sich einen Überblick über die Möglichkeiten. Sie können jederzeit auch nachträglich die getroffenen Einstellungen ändern.
Produkte anlegen und Preise hinterlegen
Zwischen den Modulen wechseln Sie über die Navigation links. Das aktive Modul ist fett hervorgehoben. Zu den anderen Modulen gelangen Sie, indem Sie auf den entsprechenden Text klicken. Wechseln Sie jetzt zum Modul Preise und aktivieren Sie die Registerkarte Übersicht.
Damit Sie etwas fakturieren können, müssen Sie natürlich dem Programm mitteilen, was fakturiert werden soll. Dabei müssen Sie „Produkte“ nicht ganz so wörtlich nehmen. Natürlich werden dies in der Regel irgendwelche greifbaren Dinge sein, aber „Produkte“ sind für Banker auch Geldanlageformen, für Friseure Dienstleistungen wie Waschen, Schneiden, Fönen oder für Belichtungsstudios Belichtungszeiten.
Sie können die Produkte oben links kategorisieren und mit weiteren relevanten Daten versehen, wobei besonders wichtig für die Fakturierung ein eindeutiger Produktcode, Mwst-Satz, Netto-VK und der sich daraus automatisch ergebende Brutto-VK ist. Benutzen Sie den Taschenrechner oder den im Programm integrierten Formelrechner, um die Preise bei Bedarf genau zu kalkulieren.
Sie können unter Details auch weitere Notizen hinterlegen und über WWW einen Link zu Produktinformationen im Internet legen. Mit Ihrem Web-Browser sind diese dann schnell aufgerufen.
Neue Produkte – und dies gilt später in allen Modulen – legen Sie mit dem Neu-Symbol links unten an.
Zwischen mehreren Produkten blättern Sie mit den Pfeiltasten.
Produkte werden über das Löschen-Symbol links unten gelöscht.
Wenn Sie ein Produkt suchen, klicken Sie auf die Lupe unten rechts und wählen aus dem Popup-Menü die Option Eigene Suchabfrage.
Geben Sie nun Ihre Suchbegriffe an, z.B. nach dem Produktcode oder der Produktbezeichnung. Der Schalter Suchen löst dann die Suche aus.
Wieviele Datensätze von der Gesamtliste angezeigt werden, sehen Sie unten im Statusdisplay links.
Das Lupe-Symbol wird mit dem Hinweis Filter aktiv versehen.
Alle Datensätze werden mit dem Symbol Alle zeigen angezeigt.
Geschäftspartner
Sie können auch nichts fakturieren, wenn Sie keine Geschäftspartner – also Lieferanten, Interessenten, Kunden, Mitarbeiter – haben. All deren Daten tragen Sie im Modul „Partner“ ein, in dessen „Visitenkarte“-Registerkarte Sie jetzt bitte wechseln über die Navigation.
Die hier zu machenden Angaben dürften sich eigentlich von selbst verstehen. Und zusätzliche Angaben schreiben Sie unter Details im Bemerkungen-Feld.
Fakturierung
Jetzt sind Sie soweit, Fakturierungen vorzunehmen, wozu Sie ins Modul „Vorgänge“ wechseln.
Hier aktivieren Sie die Registerkarte „Übersicht“ und legen mit einem Klick auf das Neu-Symbol einen neuen Vorgang an. Zunächst klassifizieren Sie den Datensatz z.B. als Angebot, Anfrage, Auftrag oder eigene Bestellung. Unter „Kunde oder Lieferant“ wählen Sie bei Angeboten den Interessenten aus Ihrer Partner-Datenbank, bei Aufträgen den Kunden und bei Bestellungen den Lieferanten aus.
Fortlaufende Nummerierung der Rechnungen
Zum besseren Wiederauffinden von Datensätzen können Sie den Auftrag „bezeichnen“. Als Vorgabe wird eine Seriennummer hochgezählt, da das Finanzamt eine eindeutige Nummerierung der Rechnungen verlangt.
INtex Firma kennt zudem nun eine Seriennummern-Verwaltung. Klicken Sie auf das 00-Symbol neben dem Feld „Eindeutige Nr.“.
Hier können Sie nun eindeutige Nummern aus verschiedenen Seriennummernkreisen abrufen und somit etwa Angebote, Bestellungen, Gutschriften und Rechnungen unabhängig voneinander nummerieren.
Auftragsdaten
Schließlich ist noch das Datum für Angebot, Auftrag oder Bestellung einzutragen. Geben Sie Zahlungskonditionen und Lieferbedingungen an und legen – sofern notwendig – den Vorgang auf Wiedervorlage (kann dann jederzeit abgefragt werden).
Im unteren Bereich werden die zu fakturierenden Produkte ausgewählt, die aus der Produkte-Datenbank kommen. Sie müssen lediglich das Produkt aussuchen und die Menge eingeben. Weitere Positionszeilen werden automatisch angelegt.
Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Erinnerungen
Um nun die verschiedenen Drucksachen zu Papier zu bringen, brauchen Sie lediglich in den Druckassistenten über das Druckersymbol zu wechseln und die entsprechenden Schalter anzuklicken oder die passenden Befehle aus Ablage/Drucken/Senden zu wählen.
Das Programm zeigt Ihnen das entsprechende Dokument in der Vorschau und Sie können über den Drucken-Dialog das Dokument ausdrucken, faxen oder für den Email-Versand als PDF sichern.
Anschließend kehren Sie wieder ins Modul Vorgänge zurück und Sie werden feststellen, daß etwa beim Druck einer Rechnung auch das Rechnungsdatum automatisch ausgefüllt wurde.
Auswertungen
Durchschnittsumsätze, umgesetzte Stückzahlen, Gesamtumsätze für einzelne Produkte, bestimmte Kunden oder Zeitperioden ermitteln Sie über das Modul „Auswertung“.
Korrespondenz
Ihre Korrespondenz, gleich ob als Brief, Fax oder Email, erledigen Sie im Modul „Kontakte“, wobei hier auch gleich eine elektronische Ablage mit Wiedervorlage stattfindet. Der Adressat wird per Aufklappliste aus der Partner-Daten geholt.
