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Praxistips


Auf dieser Seite behandeln wir Praxis-Probleme, auf die wir bei Kundengesprächen gestoßen sind. Vielleicht lösen wir damit auch Ihr Problem.

Folgende Problembereiche werden hier angesprochen:
  • Problem: Wir adressieren Sendungen mit Adreßetiketten. Wie machen wir das mit der Firma vX ?
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  • Problem: Wir sind ein Verlag und arbeiten mit Mal- und Mengenstaffeln . Wie bauen wir das in die Firma vX ein ?
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  • Problem: Wir müssen immer wieder Positionen in Rechnung stellen, für die es kein Produkt in der Produkte-Datenbank gibt. Wie machen wir das in der Firma vX ?
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  • Problem: Bisweilen haben wir Barverkäufe und müssen Rechnungen schreiben, ohne eine Partner-Adresse zu haben. Und nun ?
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  • Problem: Wir haben Produkte mit vielen Varianten eines Grundproduktes, etwa Größen und Farben. Wie gehen wir damit in der Firma vX um ?
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  • Problem: Bei uns setzen sich Produkte aus verschiedenen Teilprodukten zusammen? Wie realisiere ich das in der Firma vX ? ( Stücklisten )
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  • Problem: Ich möchte meine Fakturierungsdaten in der Buchhaltung weiterverarbeiten. Geht das und wenn ja wie ?
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  • Problem: Ich möchte in jeder Zeile der Rechnung Netto- und Mwst-Beträge ausweisen - zusätzlich zum Ausweis von Netto und Mwst im Summenteil. Geht das ?
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  • Problem: Wir haben hier verschiedene Geschäftsbereiche oder betreiben auch Export. Ist die Firma vX mandantenfähig und können wir etwa auch in anderen Währungen fakturieren sowie Rechnungen beispielsweise in englischer Sprache erstellen?
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  • Problem: Wir verkaufen Abonnements oder anderweitig immer wiederkehrend gleiche Leistungen. Müssen wir die Aufträge immer manuell neu erfassen ? Und können wir Aufträge in die Zukunft datieren ?
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  • Problem: Wir haben bei den Kundendaten oft mehrere Ansprechpartner pro Firma. Wie gehen wir damit in der Firma vX um ?
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  • Problem: Wie können Ebay und Shops (etwa OS Commerce) in die Warenwirtschaft eingebunden werden ?
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  • Problem: Ich möchte mit DATANORM Daten arbeiten können. Oft sind die Daten aber exe-gepackt.
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Problem: Wir adressieren Sendungen mit Adreßetiketten. Wie machen wir das mit der Firma vX vX ?

Ab Firma vX 6.02 werden die praktischen Dymo-Labelprinter direkt mit verschiedenen Befehlen unterstützt. So können Sie etwa bei den Kontakten direkt auch ein Adreßetikett drucken oder bei den Vorgängen Aufkleber für Produkte und Paketen ausgeben.

Problem: Wir sind ein Verlag und arbeiten mit Mal- und Mengenstaffeln. Wie bauen wir das in die Firma vX ein ?

Viele Verlage arbeiten mit einem zweistufigen Rabattsystem, der Mal- und Mengenstaffel. Wer eine Anzeige bucht, bekommt über die Malstaffel einen Rabatt in Prozent auf den Einzelpreis, wenn er dieselbe Anzeige mehrfach schaltet. Die Mengenstaffel greift, wenn der Inserent mehrere Anzeigen in einer Ausgabe bucht. Unter Umständen werden vom Kunden Mal- und Mengenstaffel kombiniert. Wie läßt sich das in der Produkte-Datenbank und bei der Fakturierung in Firma vX abbilden ?

Hauptproblem hierbei ist, daß zwei unterschiedliche Rabatte in Prozent gewährt werden und diese auch kombinierbar sind, die Firma vX augenscheinlich aber nur die Positionszeile einmal rabattieren kann. Das Problem ist aber sogar auf unterschiedlichen Wegen lösbar:

Variante a: Vorausgesetzt, Sie haben Ihre Mal- und Mengenstaffelsätze im Kopf, dann legen Sie in der Produktdatenbank nur den Einzel-Listenpreis der Anzeige ab. Bei der Fakturierung gewähren Sie dann je nach Auftrag die Mal- oder Mengenstaffel in Prozent über das Feld Kalkulation. Via Zielpreis können Sie auch schnell jeden per Taschenrechner ermittelten Preis übernehmen.

Variante b: Die Malstaffel ist sicherlich der häufigere Fall. Deshalb legen Sie die über die Malstaffel rabattierten Preise schon in der Produktdatenbank ab. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

Variante b1: Sie erfassen für jede Malstaffel die Anzeige als neues Produkt und geben den Netto VK entsprechend an.
Variante b2: Sie legen nur ein Produkt an und erfassen die Malstaffeln als Staffelpreise. Bei den üblichen Malstaffeln für 3, 6 und 12 Schaltungen kommen Sie mit den bis zu fünf Staffelpreisen pro Produkt locker hin. Die Staffelpreise (Malstaffeln) können dann pro Positionszeile in der Fakturierung über Staffel1 bis Staffel5 abgerufen werden.

In beiden Varianten kann die Mengenstaffel dann in Prozent auf die in den Preisen schon enthaltene Malstaffel angewandt werden.

Variante c: Sie wollen gar nicht von Hand rechnen oder aber sich die Prozente in der Fakturierung noch für Sonderfälle aufheben. Dann müssen Sie die Preise als vorkalkulierte Produkte in der Produkte-Datenbank hinterlegen. Über die Duplikation von Datensätzen mit Apfel/Strg-D ist das schnell erledigt. Zur Unterscheidung der Produkte sollten Sie sich ein klares Produktcodesystem einfallen lassen, etwa so:

Formatangabe Malstaffel Mengenstaffel

"1/1_1_1": Ganze Seite, einmalig geschaltet
"1/1_3_1": Ganze Seite, drei mal geschaltet
"1/1_12_1": Ganze Seite, ganzjährig geschaltet
"1/1_1_3": Anzeigenstrecke 3 Seiten einmalig geschaltet

So sind die Preise über klare Produktcodes schnell abzurufen.

Und Preisänderungen sind dank der Suchen&Ersetzen-Funktion auch bei vielen Einträgen in der Produktdatenbank kein wirkliches Problem.

Welche Variante Sie in Ihrem Fall wählen und welche am sinnvollsten ist, wird davon abhängen, wie häufig Sie bestimmte Mal- und Mengenstaffeln tatsächlich verkaufen. Je häufiger bestimmte Fälle sind, desto sinnvoller ist die Anlage als Produkt.

Problem: Wir müssen immer wieder Positionen in Rechnung stellen, für die es kein Produkt in der Produkte-Datenbank gibt. Wie machen wir das in der Firma vX ?

Dafür gibt es die Registerkarte "Freie Positionen" bei den Vorgängen. Hier können Sie jederzeit beliebige Beträge mit beliebigen Bezeichnungen fakturieren. Um die Arbeit etwas mehr zu strukturieren, sollten Sie aber die folgende Vorgehensweise in Betracht ziehen.

Für Sonderfälle, für die es sich nicht lohnt, immer wieder neu getrennte Produkte anzulegen, definieren Sie einmalig ein Sonderprodukt, etwa in dieser Art:

Produktcode Name
P Pauschale
S Sonstiges
K Kleinteile
R Restarbeiten
G gemäß mündlicher Absprache

und legen einen Preis von 1.- Euro dafür fest. Wenn dann für Kunde X Kleinteile im Wert von 60,25 Euro zu berechnen sind, dann rufen Sie das 1-Euro-Produkt "Kleinteile" in der Positionszeile ab und geben als Zielpreis die gewünschten 60,25 Euro an. Das Programm errechnet automatisch einen entsprechenden Aufschlag, damit die 60 Euro plus in der Rechnung stehen.

Mit Arbeitszeiten können Sie auch nach folgendem Muster verfahren: Sie legen eine Arbeitseinheit (AE, vielleicht fünf Minuten oder eine Minute oder eine ViertelStunde) und einen Stundensatz fest. Sagen wir etwa die zusätzliche Belichtungsminute für je einen Euro. Braucht die Belichtung dann 15 Minuten länger als normal, rufen Sie das Produkt "Belichtungsminute" mit einer Menge von 15 ab.

Da Sie pro Positionszeile in der Firma vX eine Bemerkung angeben können, die auf Wunsch auch mitgedruckt wird, haben Sie zudem die Möglichkeit, die Angabe von "Kleinteilen" weiter zu spezifizieren, etwa mit "Mutter 3/4 Zoll, Kupferrohr, Hanf" und ein andermal mit "elektron. Thermostventil justiert, Batterien getauscht".

Vorteil dieser Vorgehensweise ist, daß durch die standardisierten Bezeichnungen die Umsätze besser auszuwerten sind, als wenn solche freien Positionen jedes Mal und von jedem Mitarbeiter anders tituliert werden.

Problem: Bisweilen haben wir Barverkäufe und müssen Rechnungen schreiben, ohne eine Partner-Adresse zu haben. Und nun ?

Kein Problem in Firma vX. Legen Sie sich einmal eine leere Partner-Adresse nur mit dem Kurznamen "LAUFKUNDSCHAFT" oder ähnlich und der Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren" an. Wenn dann ein Barverkauf erfolgt oder eben Name und Anschrift des Kunden nicht bekannt sind oder nicht erfragt werden können/sollen, dann rufen Sie diesen LAUFKUNDSCHAFT-Datensatz als Kunden ab. Das Anschriften-Feld auf der Rechnung bleibt dann leer und als Anrede bekommen Sie die "Damen und Herren". Durch eine Abfrage auf die Umsätze mit dem Partner "LAUFKUNDSCHAFT" werten Sie so auch noch schnell Ihre Bar-Umsätze aus.

Problem: Wir haben Produkte mit vielen Varianten eines Grundproduktes, etwa Größen und Farben. Wie gehen wir damit in der Firma vX um ?

Ab Version vX 6 gibt es hierfür die Definition von Produktvarianten. Für alle Vorgängerversionen gilt:

Gerade in der Mode-Branche gibt es vielfach eigentlich gleiche Produkte, die aber in unterschiedlichen Größen und Farben daherkommen. Der Herren-Schnürschuh "daVinci" etwa in den Größen 38 bis 45 und den Farben Braun, Bordeaux und Schwarz.

Nun empfindet es mancher Anwender zunächst als ärgerlich, wenn er den einen Schuh als x Produkte anlegen soll:

Schuh * 8 Größen * 3 Farben = 24 Produkte

Für die Fakturierung scheint das nicht notwendig, denn alle 24 Schuhe kosten das gleiche.

Will man aber auf eine funktionierende Lagerhaltung und wirklich aussagekräftige Umsatzstatistiken nicht verzichten, geht es nicht anders. Die Datenbank kann schließlich nur dann Dinge auseinanderhalten, wenn sie auch getrennt gespeichert werden. Und es macht ja schon einen großen Unterschied, ob man noch 50 Herrenschuhe auf Lager hat, oder 45 Bordeaux-rote Schuhe in Größe 38 und 5 braune in Größe 45, wenn ein Kunde nach der Verfügbarkeit von Größe 40 in Schwarz fragt.

Es gibt aber Möglichkeiten, sich den Umgang mit vielen Produkten zu erleichtern - bleiben wir beim Beispiel des Schuhs:

1. Bei der Anlage der Produkte erfassen Sie zunächst mit Sorgfalt ein Grundmuster. Anschließend duplizieren Sie den Datensatz mit Apfel-/Strg-D und ändern nur noch Farbangabe und Größe sowie den Ausgangsbestand im Lager. Damit sind die 24 Produkte im Nu erfaßt.

2. Alle Produkte sollten über eine gemeinsame Produktgruppe zusammengefaßt werden. So zeigt Ihnen die Liste Produktgruppe immer gleich alle weiteren Modelle desselben Schuhs und Sie können schnell navigieren, um etwa statt dem nicht mehr vorrätigen Schwarz 40 ein Braun 40 Modell anzubieten.

3. Im Falle von Preisänderungen brauchen Sie ebenfalls nicht 24 Preise von Hand zu ändern. Dafür gibt es im Suchen-Menü der Firma vX den Befehl "Feldinhalt ersetzen". Machen Sie eine Abfrage auf den Herren-Schuh, geben Sie den neuen Preis in einem der 24 Datensätze an und wählen Sie "Feldinhalt ersetzen". Nach nur einem weiteren Mausklick sind auch die Preise der 23 anderen Modelle geändert.

Hadern Sie also nicht mit einer großen Anzahl von Produkten. Die Datenbank verkraftet das mit links und Sie können eine große Produktzahl leichter verwalten als Sie vielleicht auf Anhieb denken. Vor allem erlaubt aber erst die Aufsplittung der Modelle in Einzelprodukte eine funktionierende Lagerverwaltung. Und in der Umsatzauswertung dürfte es auch wichtig sein, nicht nur ermitteln zu können, mit welchem Schuhmodell der meiste Umsatz gemacht wurde, sondern auch mit welcher Farbe und Größe dieses Modells.

Vergessen dürfen Sie auch nicht, daß der Kunde den Ausweis von Farbe und Größe in der Produktbezeichnung auf der Rechnung gut finden dürfte. Wenn diese Angaben aber nicht schon von der Produktdatenbank her kommen, müssen Sie diese bei jedem Auftrag von Hand ergänzen. Wenn Sie dann nicht gerade nur zwei Dutzend Schuhe pro Jahr verkaufen, ist das weit mehr Arbeit als einmal die Produkte anzulegen.

Problem: Bei uns setzen sich Produkte aus verschiedenen Teilprodukten zusammen? Wie realisiere ich das in der Firma vX ?

Mit diesem Problem sind wir beim Stichwort "Stücklisten". Nehmen wir an, Sie verkaufen in Ikea-Manier Tische. Da haben Sie dann verschiedene Tischplatten und Tischbeine, die miteinander unterschiedlich kombiniert werden und entsprechende Produkte ergeben. Aus Gründen der Effizienz und Lagerhaltung liegen Tischplatten und Beine aber nicht fertig konfektioniert beieinander, sondern werden bei Bedarf (on-demand) erst bei entsprechendem Auftragseingang zusammengelegt und versandt. Wie läßt sich das in der Firma vX abbilden ?

Im Beispiel würden Sie die Tischplatten Eiche, Birke und Erle als Produkte anlegen sowie die Beine Stahl, Messing und Holz (schwarz lackiert). Über das Feld Stückliste können Sie die verschiedenen Platten und Beine zu Stücklisten Tisch Eiche/Stahl =TES, Tisch Eiche/Messing=TEM, Tische Eiche/Holz=TEH etc. zusammenfassen. Die Stücklistenbezeichnung ist somit abfragbar, so daß die Abfrage "Stückliste=TES" die Tischplatte Eiche und die Stahlbeine auswirft. Beide Produkte sind dann über den Befehl "Ausgewählte Produkte in Auftrag" in den Auftrag als zwei Positionszeilen kopiert. So wird immer ein kompletter Tisch berechnet und bei der Lieferung können Sie trotzdem die Lagerbestände für Platten und Beine getrennt führen, da es sich ja um zwei Positionszeilen handelt. Sie können sogar wie Ikea den Tisch ohne Beine liefern :-) Auch aus der Auftragsmaske kann eine Stückliste über das Funktionen-Menü abgerufen werden.

Problem: Ich möchte meine Fakturierungsdaten in der Buchhaltung weiterverarbeiten. Geht das und wenn ja wie ?

Wir nennen das firmenintern das "Quickbooks-Syndrom": Die Software Quickbooks wird damit beworben, daß mit ihr Fakurierungsdaten auf Knopfdruck in Buchhaltungsdaten, finanzamtstaugliche Auswertungen wie BWA, GuV etc. umgewandelt und auch Umsatzsteuervoranmeldungen nahezu ohne weiteres Zutun erstellt werden können. Das mag im Falle einer Ich-AG mit Umsätzen unterhalb der Umsatzsteuerpflicht - Stichwort "Kleinstunternehmer" - ja auch machbar sein. Für jedes größere Unternehmen - und dazu zählen hoffentlich auch Existenzgründer, die jetzt als Kleinstunternehmer anfangen, ebenfalls bald - geht diese simple Rechnung aber aus mehreren Gründen nicht auf.

1. Den Fakturierungsdaten fehlt es für eine buchhalterische Auswertung gleich an einem ganzen Bündel von wichtigen Zahlen. An erster Stelle sind alle Ausgaben zu nennen. Kosten für den Wareneinkauf werden ja vielleicht noch in der Fakturierung erfaßt, da diese Bestellungen leicht über Warenwirtschaftsprogramme wie die Firma vX erfaßt werden können. Schon anders sieht es aber mit allen Kosten aus, die nicht direkten Einkaufs- und Warenbezug haben. Diese Kosten bestimmen aber aufgrund ihrer Höhe ganz wesentlich Gewinn und Verlust. Denken Sie nur an Personalkosten, Miete, Fahrzeugkosten wie Leasing, Telekommunikationgsgebühren, Porti etc. All dies findet in der Fakturierung nicht statt, fehlt also in der aus einer Fakturierung erzeugten "Finanzbuchhaltung". Ihre realen Portokosten mögen zudem von berechneten Versandkostenpauschalen erheblich abweichen.

2. Weiter geht es mit nicht ganz so offensichtlichen Kosten wie den Abschreibungen auf Waren und die Firmenausstattung. Buchhalterisch wird auch ein bezahlter und kaum benutzter Computer immer weniger wert - und zwar relativ fix. Niemand käme auf die Idee, dies in eine Fakturierung einzubringen. Und wo bleiben Inventurdifferenzen durch Schwund ? Eingebucht als Lieferung an "Unbekannt" ? Die Buchhaltung muß das erfassen, in der Fakturierung spielt es keine Rolle.

3. Aber selbst die Fakturierungsdaten sind meistens komplexer als sie es für eine direkte, automatische Übernahme in die Buchhaltung sein dürften. Da gibt es die Standardumsätze mit der normalen Umsatzsteuer - die sind sicherlich kein Problem. Aber Porti sind von der Umsatzsteuer befreit, Lieferungen von Kleinstunternehmern ebenso und Ihre Fakturierungen an EU-Ausländer mit UID-Nummer sind als nicht steuerbare Umsätze ebenfalls rein netto abzurechnen. Hieran scheitert Quickbooks schon. Von erniedrigter Mehrwertsteuer etwa auf Bücher und normaler Mehrwertsteuer wollen wir gar nicht erst anfangen. Und was ist, wenn der Kunde nur Abschläge bezahlt, sich Skonto genehmigt, Abzüge geltend macht oder nach entsprechender Vereinbarung später mit Zinsen bezahlt ? Und eine Umsatzsteuerrückerstattung wird dann als Rechnung an das Finanzamt "fakturiert" ... Ein Steuerberater wird schreiend davonlaufen.

Es ist also mit Verlaub ein Ammenmärchen zu glauben, man könnte also allein die Fakturierungsdaten so einfach auf Mausklick in eine korrekte und vollständige Buchführung "umwandeln". Das ist Marketing, aber nicht die Wahrheit.

Unsere integrierte Firmenlösung Firma vX verzahnt Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung so eng wie möglich und kennt auch verschiedene Funktionen zur automatisierten Übernahme von Aufträgen und Bestellungen in die Buchhaltung. Dabei kann vorgangsweise oder positionszeilengenau gebucht werden. Auch die Kreditoren-/Debitoren-Buchführung wird unterstützt.

Wenn Sie der Ist-Besteuerung unterliegen, können Sie auch Kontoauszüge als Grundlage Ihrer Buchführung verwenden. Exportieren Sie Ihre Kontoauszüge an ein Buchhaltungsprogramm wie die Buchführung vX und bauen Sie darauf die Verbuchung der alltäglichen Geschäftsvorfälle auf. Die Kontoauszüge enthalten im Gegensatz zur Fakturierung die tatsächlichen Zahlungseingänge und nicht die theoretischen - heutzutage ein großer Unterschied - und führen auch haargenau all Ihre laufenden Ausgaben auf.

Problem: Ich möchte in jeder Zeile der Rechnung Netto- und Mwst-Beträge ausweisen - zusätzlich zum Ausweis von Netto und Mwst im Summenteil. Geht das ?

Prinzipiell geht das, es ist nur die Frage, ob es immer Sinn macht. Aufgrund von Rundungsdifferenzen können dabei nämlich Ergebnisse herauskommen, die schnell zu Unmut und Verärgerung bei Ihren Kunden und Streit mit Ihnen führen können, wenn es auch nur um 1Cent-Beträge geht. Ein Beispiel:

Ein Produkt kostet 99.- Euro brutto - nichts Ungewöhnliches. Netto entspricht dies exakt 85,193277310924 oder auf Cent-Beträge zweistellig gerundet 83,19 Euro. Die enthaltene Mwst. beträgt demnach 15,81 Euro.

Nun verkaufen Sie in einer Rechnung drei verschiedene Produkte a 99.- Euro. Die Netto-Beträge der drei Positionszeilen addiert ergeben 249,57 Euro, die Mwst-Beträge addiert 47.43 Euro.

Bild 1

Diese Rechnung ist aber falsch, denn Sie berechnen einen Brutto-Betrag von 3*99=297.- Euro und daraus ergibt sich die Mwst-Steuer aufgrund der Rundungsdifferenzen geringfügig anders: 297 / 1,19 ergibt nämlich 249,57983193277311, also gerundet 249,58 Euro für den Netto Betrag und 47,42 Cent für die enthaltene Mehrwertsteuer. Sie können nur die nicht gerundeten Beträge addieren. Diese lassen sich aber als Cent-Beträge nicht vernünftig auf einer Rechnung auswerfen.

Besonders deutlich wurde uns aber die Problematik der Rundungsdifferenzen, als wir einen Kunden hatten, der Knöpfe verkaufte - Knöpfe zu 3 Cent das Stück, aber davon zigtausende. In der Produktdatenbank stand dann der Knopf mit 3 Cent Brutto und aufgrund der Rundung auch 3 Cent Netto pro Stück. Schließlich sind 19% von 3 Cent in Cent noch immer nichts. Daraus jedoch zu schließen, daß der Verkauf von 10.000 * 0,03 Cent Knöpfen keine Mwst enthielte, wäre aber eine Milchmädchenrechnung. Ebenso falsch wäre die Annahme, 20 Positionszeilen verschiedener Knöpfe mit je nur einem Exemplar enthielten, weil die gerundeten, einzelnen Mwst-Beträge addiert weiter Null ergeben, noch immer keine Mehrwertsteuer.

Sie müssen die enthaltene Mwst also aus der Rechnungssumme - gleich ob Brutto oder Netto - berechnen und nicht aus den gerundeten Einzelpositionen. Durch die positionszeilen-genaue Aufführung von Brutto, Netto und Mwst. verleiten Sie aber den Kunden und Rechnungsprüfer geradezu fahrlässig den falschen Weg zu beschreiten. In den meisten Fällen kommt es zu solchen Rundungsdifferenzen nicht, aber möchten Sie das immer vor Rechnungsversand nachhalten ?

Lassen Sie also in den Positionszeilen genauere Preisangaben nach Möglichkeit außer den gesetzlich notwendigen Angaben zum Brutto- (bei Endkunden) oder Netto-Betrag (bei gewerblichen Kunden) und zum Mwst-Satz (nicht Betrag) weg für die jeweilige Position. Am Ende der Rechnung werden Netto, Brutto und Mehrwertsteuer ja dann aufgeschlüsselt.

Problem: Wir haben hier verschiedene Geschäftsbereiche oder betreiben auch Export. Ist die Firma vX mandantenfähig und können wir etwa auch in anderen Währungen fakturieren sowie Rechnungen beispielsweise in englischer Sprache erstellen?

Firma vX ist ab Version 5 mandantenfähig. Sie können also durch getrennte Führung von Fakturierungsdatenbanken verschiedene Firmen verwalten, in verschiedenen Sprachen fakturieren und auch in anderen Währungen Rechnungen schreiben. Die Zahl der Mandanten ist nicht beschränkt.

Ab Version 6 ist Firma vX sogar innerhalb einer Datenbank in der Lage, Rechnungen in verschiedenen Sprachen mit unterschiedlichen Briefköpfen zu schreiben.

Problem: Wir verkaufen Abonnements oder anderweitig immer wiederkehrend gleiche Leistungen. Müssen wir die Aufträge immer manuell neu erfassen ? Und können wir Aufträge in die Zukunft datieren ?

Die Firma vX hat im Funktionen-Menü mehrere Befehle zur kompletten Duplikation eines Auftrags mitsamt aller Positionszeilen. Damit können Sie nach einem Muster ganz einfach wiederkehrende Aufträge erfassen. Sie müssen nur Rechnungs- und/oder Auftragsdatum noch ändern. Diese Datumsangaben können auch in der Zukunft liegen. Versehen Sie dann den Duplikat-Auftrag noch mit einer entsprechenden Wiedervorlage, werden Sie bei Fälligkeit der Rechnung/Lieferung an diese erinnert. Vorgefertigt sind Duplikationen für 12 mal, 6 mal und 3 mal monatlich sowie 4 mal quartalsweise - also die üblichen Abo-Vereinbarungen.

Ab Version 6 können weitere Abonnementdaten für Kündigung, Dauer etc. in der Registerkarte Abo bei den Vorgängen gespeichert werden.

Problem: Wir haben bei den Kundendaten oft mehrere Ansprechpartner pro Firma. Wie gehen wir damit in der Firma vX um ?

In der Regel wird man mit einem Ansprechpartner auskommen - bei Endkunden schon sowieso und auch bei den meisten Firmen hat man einen Ansprechpartner - den Chef oder den Einkäufer. Bisweilen tritt aber der Fall auf, daß man mit unterschiedlichen Stellen in einer Firma zu tun hat. Viele Programme bieten zu diesem Zweck Mitarbeiter-Felder und es können oft beliebig viele Mitarbeiter angelegt werden. Firma vX hat dafür ebenfalls die Möglichkeit, weitere Adressen zu speichern. Allerdings sollten Sie dieses Feature nur sparsam nutzen, primär zur Speicherung von Adressen und Ansprechpartnern, die von Ihnen nicht aktiv genutzt werden. Wir empfehlen die separate Erfassung weiterer Filialen, Abteilungen und Ansprechpartner. Warum ?

Das hat mehrere Gründe:

1. Die Technik, beliebig viele Mitarbeiter für eine Firma zu erlauben, erfordert datenbanktechnisch eine relational angehängte Tabelle für eben diese Mitarbeiter-Daten. Kein Problem das zu realisieren, aber es verkompliziert nicht nur die Datenbankstruktur, sondern vor allem auch die Bedienung. Schwierig wird z.B. die Frage zu klären, welcher der x Mitarbeiter denn etwa eine Rechnung, einen Brief oder ein Fax erhalten soll. Und wer soll auf einem Adreßetikett stehen oder einen Werbebrief (Newsletter) erhalten ? Wir haben uns deshalb dazu entschlossen, nur den ersten Adressaten aktiv zu führen, die weiteren rein informativ zu speichern.
2. Der Import/Export wird ebenfalls erheblich erschwert und damit auch der Datenaustausch. Das OS X Adreßbuch etwa kann mit mehreren Mitarbeitern pro Adresse gar nicht umgehen, Sie müßten sich also entscheiden, welcher Mitarbeiter im Adreßbuch stehen soll - oder aber Sie bekommen wieder die "doppelten" Adreßdaten, die Sie eigentlich durch datenbanktechnisch "angehängte Mitarbeiter" vermeiden wollten. Gleiches gilt für die Weitergabe von Daten an Excel oder Word etwa um Serienbriefe zu generieren. Und wenn Sie Adressen für Direkt-Marketing kaufen, dann weisen diese ebenfalls keine Mitarbeiterdaten auf, sondern höchstens einen Ansprechpartner. Gleichfalls wird ein von Ihnen benutztes Shop-System wie etwa OSCommerce keine angehängten Mitarbeiterdaten unterstützen und auch Ebay sind solche Datenstrukturen fremd. Sie würden sich also datentechnisch auf eine einsame Insel begeben.
3. Durch Duplikation des Adreßdatensatzes (Strg-D/Apfel-D) und Änderung des Ansprechpartners können in der Software leicht mehrere Ansprechpartner einer Firma eingegeben werden. Die Liste Firmenkollegen führt zudem die Mitarbeiter einer Firma übersichtlich auf und über die vordefinierte Suche Gleiche Firma können Sie schnell die Adreßauswahl auf die Mitarbeiter einer Firma eingrenzen.

Zugegebenermaßen wird durch diese Vorgehensweise die Änderung von Firmenadressen etwas aufwendiger und die Datenbank etwas größer. In Zeiten von zig Gigabyte großen Festplatten spielt das Platzargument nun aber eigentlich gar keine Rolle mehr, die paar Bytes für einen zusätzlichen Datensatz machen keinen Unterschied. Und die Pflege mehrerer Einträge für eine Firma ist leichter, als Sie vielleicht denken:

1. Bei der Anlage der Firma mit ihren Mitarbeitern erfassen Sie zunächst mit Sorgfalt ein Grundmuster. Anschließend duplizieren Sie den Datensatz mit Apfel-/Strg-D und ändern nur noch die Mitarbeiterdaten und geben dem Mitarbeiter jeweils einen eindeutigen Code, etwa Intex Böhmer, Intex Meier, Intex Schulz.

2. Alle Mitarbeiter werden dank des gleichen Firmennamens automatisch in einer Gruppe Kollegen zusammengefaßt. Deshalb zeigt Ihnen die Liste Firmenkollegen immer gleich alle weiteren Mitarbeiter derselben Firma und Sie können leicht zwischen diesen hin- und hernavigieren.

3. Im Falle etwa von Adreßänderungen brauchen Sie ebenfalls nicht alle Adreßdaten von Hand zu ändern. Dafür gibt es im Suchen-Menü der Firma vX den Befehl "Feldinhalt ersetzen". Machen Sie eine Abfrage auf die Firma mit der vordefinierten Suche Gleiche Firma, geben Sie die neue Adresse in einem der Mitarbeiter-Datensätze an und wählen Sie "Feldinhalt ersetzen". Nach nur einem weiteren Mausklick sind auch die Anschriften der Kollegen geändert, selbst wenn dies mehr als nur zwei, drei sein sollten.

Hadern Sie also nicht mit einer größeren Anzahl von Datensätzen. Die Datenbank verkraftet das mit links und Sie können eine große Adreßmenge leichter verwalten als Sie vielleicht auf Anhieb denken. Vor allem erlaubt aber erst die Aufsplittung der Mitarbeiter in einzelne Datensätze eine funktionierende und problemlose Weitergabe der Adreßdaten an Mac OS X Adreßbuch, Excel und Word. Und bei der Auswertung der Aufträge oder der Durchsicht der Korrespondenz können Sie viel leichter die Mitarbeiter und Abteilungen eines Kunden auseinander halten, wenn diese eigene Kundencodes haben und getrennte Datensätze bilden. Außerdem können Sie Mitarbeiter und Abteilungen durch getrennte Datensätze individueller bearbeiten.

Wie können Ebay und Shops (etwa OS Commerce) in die Warenwirtschaft eingebunden werden ?

Immer häufiger stellt sich die Frage, wie herkömmliche Warenwirtschaft und eCommerce via Ebay und Shop-System miteinander verbunden werden können. Dabei sind vor allem zwei Wege des Datenaustausches von Interesse:

Erstens - wie kommen die Produktdaten aus der Warenwirtschaft in das Shop-System bzw. in ein Ebay-Angebot ?
Zweitens - wie kommen Bestellungen aus dem Shop oder Abschlüsse aus Ebay in die Warenwirtschaft ?

Wichtiger Hinweis: Unser Produkt Firma vX geht ab der XL-Version wegen der hier genannten Probleme einen anderen Weg. Hier werden nicht irgendein Shop und die Warenwirtschaft aneinandergekoppelt, sondern hier wurde ein Shop-System direkt in das Programm integriert. Alle Probleme des Datenaustausches, von Import und Export etc. entfallen damit ersatzlos. Es gibt auch keine doppelte Datenhaltung, Warenwirtschaft und Shop sind Eins. Mehr erfahren Sie hier ...

Fangen wir mit der Produktdatenbank und der Frage, wie die Produkte online in den Webshop kommen können, an. Prinzipiell gibt es mehrere Wege, die Produkte online zu bekommen. Die meisten Shop-Systeme basieren auf einer Datenbank - OSCommerce etwa auf MySQL - und diese Datenbanken können im Administratormodus mit Daten via Import befüllt werden. Importiert werden können dabei meistens ASCII-Daten, die sich aus der Firma vX exportieren lassen. Sie könnten auch einen FileMaker basierenden Shop erstellen, der via WebPublishing direkt online gestellt wird - diese Variante wird aber sehr teuer (FileMaker Server Advanced !! plus eigener dedizierter WebServer) und ist ohne individuelle Software-Entwicklung in FileMaker nicht realisierbar. Bleiben wir also beim Import in eine vorhandene Webshop-Datenbank. Dabei treten jedoch diverse technische und inhaltliche Probleme auf:

  • Da der Datenaustausch beim Import/Export meistens über das ASCII Format abgewickelt wird, in diesem Format aber keine Multimediadaten wie Bilder abgespeichert werden können, lassen sich nur Textangaben und Preise übertragen. Alles Bildmaterial muß separat hochgeladen werden. Sie könnten höchstens Bild-Links bereits in der Warenwirtschaft vorbereiten.
  • Selbst wenn die Online-Datenbank etwa auch Bilder importieren könnte, bliebe noch die Frage, ob in der Warenwirtschaft denn internettaugliche Bilder vorhanden sind. Sind überhaupt Bilder drin und, wenn ja, sind diese nicht eher auf Druck-Tauglichkeit optimiert ? Gibt es Miniaturen für Listen und Großansichten ?
  • Bei Datumsangaben kommt das Problem unterschiedlicher Notierungsweisen hinzu. Deutsche Datumsformate lassen sich nur schwer in amerikanische OpenSource Projekte einpflegen, weil Trennzeichen und Reihenfolge unterschiedlich sind. Es müssen also Konvertierungen programmiert werden.
  • Selbst Umlaute und ß bereiten beim Import/Export über Textformate wie ASCII und ANSI regelmäßig größere Probleme. Welche deutschsprachige Produktbeschreibung kommt aber ohne diese Sonderzeichen aus?
  • Produktbeschreibungen werden in der Fakturierung selten HTML-Auszeichnungen enthalten. HTML-Codierung von Umlauten ist auch nicht möglich, denn die Codierungen enden mit einem Semikolon, das aber schon als Trennzeichen beim ASCII-Export verwendet wird.
  • Noch gravierender als diese technischen Einschränkungen dürften aber die unterschiedlichen, inhaltlichen Anforderungen sein. Die Produktdatenbank in der Warenwirtschaft dient primär, wenn nicht ausschließlich der Fakturierung, also der Rechnungschreibung. Hier sind naturgemäß die Erfordernisse wesentlich anders als bei der Gestaltung eines Produktkataloges mit Bestellmöglichkeit in einem Webshop. Hier benötigen Sie Endkunden-taugliche Produktbeschreibungen, werberische Titel und Slogans, Vorteils-Aufzählungen, Verweise auf passende Produkte, Empfehlungen etc. Die Warenwirtschaft dürfte das häufig gar nicht hergeben. Immerhin hat die Firma vX Datenbankfelder, um solche Shop-orientierten Informationen zusätzlich zu erfassen.
  • Es fehlt aber in der Regel nicht nur an Informationen. Es kommt noch hinzu, daß die Informationen anders aufbereitet werden müssen. In der Warenwirtschaft werden Sie etwa verschiedene Größen eines Schuhs als unterschiedliche Produkte anlegen, um in der Lagerverwaltung auch die entsprechenden Mengen getrennt verwalten zu können. Im Shop aber werden Varianten eines Produktes als ein Produkt zusammengefaßt und der Kunde wählt dann aus einer Aufklappliste Größen und Farben aus. Das ist ein völlig unterschiedlicher Datenaufbau!
  • Beim Export an Ebay kommt noch hinzu, daß ein Artikel in der Warenwirtschaft möglicherweise unter mehreren Bezeichnungen und in unterschiedlichen Kategorien in Ebay gleichzeitig angeboten wird. Die Warenwirtschaft hält aber keine Möglichkeiten vor, solche Informationen ohne Duplikation des Artikels zu speichern. Der Artikel ist aber nicht doppelt oder mehrfach vorhanden, sondern nur das Angebot dieses einen Artikels.


Fazit: Prinzipiell lassen sich Daten aus der Warenwirtschaft via Import in ein Online-Shop-System übernehmen. Firma vX enthält auch einen Befehl zum flexiblen Export vorgefertigter HTML-Produktseiten. Praktisch werden Sie aber um die Pflege zweier Datenbestände auf Dauer kaum herumkommen, es sei denn, Sie investieren erheblich in Individualprogrammierung zum Datenabgleich und zur Datenumwandlung der Warenwirtschaftsdaten in shop-taugliche Daten. Oder aber Ihre Produkte sind sehr einfach zu verwalten, kommen also ohne Varianten, Farben und Größen aus und müssen auch nicht besonders beworben werden. Eine Datenbank mit Schrauben und Nägeln dürfte sich etwa direkt in einen Shop importieren lassen, sofern unterschiedliche Varianten etwa bei der Länge auch im Shop als einzelne getrennte Produkte dargestellt werden.

Noch schwieriger ist die Übergabe von Daten an Ebay für ein Sofort-Kaufen- oder ein Auktionsangebot. Zwar unterstützt die Firma vX das für die Übergabe benötigte XML Format grundsätzlich, aber Ebay verlangt eine derartige Fülle spezifischer Informationen, die garantiert keine Warenwirtschaft hergibt. Da müssen Sie Kategorien, zweite Kategorien, Shop-Kategorien, Verkaufsformate und vieles mehr angeben, bevor ein Angebot online steht. Diese Informationen können Sie zwar in die Firma vX grob einpflegen, aber ohne die Hilfen wie Kategoriewähler etc. Nur spezielle Ebay-Software wie TurboLister, iSale oder GarageSale können hier ständig auf dem aktuellen Ebay-Stand der Dinge gehalten werden. Diese Programme können Produktdaten aus der Firma vX einlesen, aber es gelten dabei dieselben Einschränkungen wie beim Import der Produktdaten in ein Shop-System. Vor allem Bilder und Produktanpreisungen sind problematisch. Firma vX enthält einen Befehl zum automatisierten Einstellen von Produkten in GarageSale.

Wechseln wir nun zur zweiten Frage, der Übernahme von Bestellungen und Aufträgen aus Webshop und Ebay. Da stellt sich zunächst die Frage, wie Sie überhaupt vom Verkauf erfahren. In der Regel werden Sie hierzu eine Mail vom Shop bzw. von Ebay erhalten und auch die Online-Interfaces von Webshop-Administration und "Mein Ebay" werden die Transaktion auswerfen. Die Datenübernahme könnte also sowohl von diesen Bildschirmschnittstellen als auch über die Emails erfolgen. Firma vX enthält im Partnermodul einen Befehl zum Einlesen von Adreßdaten aus HTML-Formular-Emails.

Bei den Emails ist das Problem, daß diese möglicherweise nicht alle Daten enthalten bzw. enthalten sollten. Schließlich werden Emails in der Regel unverschlüsselt übersandt und, wenn Ihr Shop Kreditkartenzahlung akzeptiert, werden Sie ja kaum erst SSL-Verschlüsselung für die Eingabe dieser Daten anbieten und anschließend dieselben Daten unverschlüsselt an sich selbst mailen. Ist dies nicht der Fall, weil Sie keine Kreditkarten annehmen oder bereits online abwickeln lassen, dann gilt diese Einschränkung nicht. Es bleibt die unverschlüsselte Weitergabe aller Kundendaten. Einen Sex-Shop sollten Sie dann jedenfalls nicht betreiben.

Der bessere Weg ist also der Rückgriff auf das Online-Interface von Webshop und/oder Ebay. Auch hier bieten sich wiederum zwei grundsätzliche Optionen zur Datenweitergabe an. Das Kopieren von Bildschirmdaten über die Zwischenablage (möglicherweise per AppleScript automatisiert) oder der Export/Import (möglicherweise über PHP automatisiert). Ebay macht in dieser Beziehung allerdings wenig Spaß, weil "Mein Ebay" nicht dazu zu bewegen ist, alle fakturierungsrelevanten Daten wirklich gleichzeitig auf einem Bildschirm darzustellen und auch ein Datenexport ist nicht vorgesehen. Nur spezielle Ebay-Software wie GarageSale, iSale oder Superseller können über die Kommunikation mit der Ebay-API diese Daten aus den Tiefen der Ebay-Datenbank auslesen. Von dort könnte dann der Export in Richtung Warenwirtschaft erfolgen. Da Sie die genannten Programme im Zweifel ohnehin schon verwenden, um die Auktionen einzustellen, kein besonderes Problem.

Wir bekommen also mehr oder minder direkt über Export, Mail oder Ebay-Software die Fakturierungsdaten in eine Datei auf unseren Rechner mit der Warenwirtschaft. Und wie geht es weiter ? Wie kommen die Daten in die Fakturierung ? Leider beginnt hier das nächste große Problem. Dazu folgende Anmerkungen:

  • Ebay kennt keinen Warenkorb. Wenn ein Kunde also mehrere Produkte kauft, dann werden diese nirgendwo zu einem Auftrag zusammengefaßt. In der Fakturierung werden Sie aber genau dies tun wollen bzw. mit Blick auf die Versandkosten für den Kunden auch tun müssen. Einzeltransaktionen hier und Warenkorb/Positionszeilen da sind aber zwei völlig unterschiedliche Datenbank-Strukturen.
  • Ebay-Artikelnummern sind in Wirklichkeit Transaktions-/Auktionsnummern, die mit Ihren Artikelnummern/Produktcodes in der Artikeldatenbank nichts zu tun haben. Welches Ebay Angebot in Wirklichkeit welchem Artikel aus Ihrer Produktdatenbank entspricht, wäre nur sehr aufwendig durch Auslesen und Analysieren der Produktbeschreibung zu ermitteln.
  • Ebay vermerkt keine Altkunden. Der Shop kann zwar eine Kundenregistration anbieten, in einer Bestellmail gibt er aber selbst älteste Kundenadressen als völlig neu weiter. Ein Abgleich mit Ihrer Kundendatenbank wird daher schwierig, da die Ebay-Benutzernamen im Zweifel nicht Ihren Kundencodes entsprechen und auch die Benutzernamen in Ihrem WebShop müssen nicht den Kundencodes entsprechen. Wie also Doppelte vermeiden ? Das geht fast nur mit händischer Überprüfung und Sichtkontrolle. Es kann sich ja auch ein Altkunde, der schon in der Firma vX durch Faxbestellungen vorhanden war, neu im Shop anmelden.
  • Bestellmails, die aus HTML-Formularen generiert wurden, liegen in einem Datenbank-untypischen Format vor, das keine Datenbank direkt importieren kann. Hier muß erst eine Konvertierung (Parsen des Formulars) stattfinden.
  • Noch größer ist aber das Problem der unterschiedlichen Datenstrukturen. Die Bestellmail enthält alle Auftragsdaten sozusagen in einem Datensatz. In der Warenwirtschaft sind diese Daten aber in mehrere Datentabellen getrennt, nämlich die Adresse in der Partnertabelle, die Auftragsdaten in der Vorgangstabelle und die Auftragszeilen in der Positionen-Tabelle. Es muß also ein dreifacher Import stattfinden, wobei beim Adreßimport noch ein Abgleich auf Doppelte zu erfolgen hat. Manuell gemacht, schleichen sich hier schnell Fehler ein und es lohnt sich im Vergleich zum Abtippen ohnehin nur, wenn Sie entweder extrem langsam tippen oder deutlich mehr als zehn Aufträge auf einen Schlag zu importieren sind.
  • OSCommerce und andere Webshops haben intern eine ähnliche Datenbankstruktur wie Firma vX. Aber einen Auftrag zu übertragen, würde drei Export- und drei Importläufe für Adresse, Auftrag und Positionszeilen erfordern. Auch das lohnt sich nur bei größeren Datenmengen.


Fazit: Eine automatisierte Übernahme von Auftragsdaten aus Ebay und Webshop ist prinzipiell möglich, muß aber in aller Regel individuell angepaßt und programmiert werden, um wirklich befriedigend zu laufen. Lohnend - mit Blick auf Zeitaufwand und Kosten - ist all das nur, wenn bei Ihnen über eCommerce ein größerer Umsatz läuft. Sollte es gar so sein, daß Sie Ihre Umsätze größtenteils online generieren und nur wenige Aufträge per Telefon, Fax oder schriftlich hereinkommen, ist unter Umständen sogar die Erweiterung des Online-Shops zu einer vollwertigen Warenwirtschaft sinnvoller als der Versuch, Shop und Warenwirtschaft miteinander kommunizieren zu lassen. Sie würden dann die Papieraufträge selbst in Ihren Onlineshop eintragen.

Lassen Sie sich nicht ungeprüft von Werbeaussagen ködern, Warenwirtschaft, Ebay und Webshop wären völlig problemlos und standardisiert zu integrieren. Wir halten solche Versprechungen für "Bauernfängerei". In vielen Fällen werden Sie die Problematik nur durch Mehrarbeit lösen können, so unangenehm es ist, dies zu akzeptieren.

Problem: Ich möchte mit DATANORM Daten arbeiten können. Oft sind die Daten aber exe-gepackt.

Sie bekommen DATANORM Daten als zip-gepackt, was sich am Mac entpacken läßt, von dieser Adresse für nahezu alle Hersteller:

DATANORM Daten

Nach dem Entpacken können Sie die Daten entweder direkt in die Preis- und Artikelfelder von Firma vX einlesen oder den gesonderten DATANORM Feldern zuordnen und manuell eigene Preise und Bezeichnungen zuordnen.